Presentatie van het onderzoek ‘Design Systems in Japan’ door Esben Groendal (Denemarken)
Op dinsdag 18 januari presenteerde Esben Groendal van Public Intelligence uit Denemarken, de belangrijkste resultaten van een onderzoek naar design systems die ook interessant en van belang zijn voor het NL Design System. Aanleiding voor het onderzoek is dat er in Japan een digitaal agentschap is opgestart om de digitalisatie in Japan op gang te krijgen. Het agentschap wil gevoel krijgen voor hoe design systems elders worden ontworpen, ingericht en onderhouden en hiervan leren voor hun eigen systeem. Zij hebben Esben gevraagd een vergelijkend onderzoek voor hen uit te voeren. Naast bureauonderzoek en enquêtes op diverse Slack-kanalen sprak hij hiervoor met diverse buitenlandse teams die zich bezig houden met overheidsbrede design systems. Waaronder het Verenigd Koninkrijk, Denemarken, Argentinië, Australië en vanuit Gebruiker Centraal hebben we bijgedragen met een interview over de aanpak van het NL Design System.
Er zijn een paar dingen die Esben in de interviews is opgevallen:
- In alle betrokken landen werken er jonge ontwikkelaars – vaak parttime – in kleine teams (3 à 5 mensen) aan het design system. Het VK springt eruit met een team van bijna 10 mensen.
- In Argentinië is het design system sinds het begin van de Covid-pandemie ‘losgelaten’ waardoor zij nu (ongewild) vooral een voorbeeld zijn van hoe het niet moet. Ook in Australië ligt de doorontwikkeling van het systeem door de overheid stil.
- De community, en met name de interactie daarmee, vindt Esben ook heel interessant. Het verbaasde hem dat er in de ontwikkelfase zo’n groot beroep op community‘s wordt gedaan en vindt de manier waarop in Nederland wordt gewerkt met een ‘grassroot’ ontwikkelmethode waarin onze community een heel grote en belangrijke rol speelt bijzonder.
De uitdaging voor Japan is uiteraard om de uitkomsten en lessen van het rapport toe te passen in de eigen context. Esben nam ons mee in de belangrijkste conclusies en bijbehorende leerpunten die hij hen hiervoor heeft meegegeven:
1. Design system is een dienst, geen tijdelijk project
Bij een design system gaat het erom dat je een dienst levert aan dienstverlenende organisaties. Dat houdt in dat het design system voortdurend moet worden onderhouden, om nieuwe technologische ontwikkelingen en design-trends erin op te nemen. De perceptie van het design system onder beleidsbeslissers en gebruikers is erg belangrijk; anders kan het ‘een tijdelijk projectje’ blijven. In Argentinië is het design system tijdens de Covid-crisis gepauzeerd en al enige tijd niet meer geüpdatet. Esben vergelijkt het met een tuin waarin het onkruid volop woekert en er geen onderhoudt meer is. In het VK werkt een vast team voortdurend aan het design system dat ze positioneren als dienst. Bij ons in Nederland is het NLDS sterk geworteld in de community en helpen de gebruikers het mede vormgeven. Alle teams waarmee is gesproken, meldden problemen met financieringszekerheid. Dit kan ermee te maken hebben dat sommige teams begonnen met kleine iteraties, in plaats van het design system te ‘verkopen’ als iets groots.
Leerpunt
Het is van belang om het design system steeds op een eenduidige manier voor het voetlicht te brengen om te bereiken dat het serieus wordt genomen. Het onderzoek maakt duidelijk dat onvoldoende financiering de volwassenheid van het design system in gevaar brengt. Een belangrijk leerpunt is dan ook dat beleidsbeslissers niet alleen oog moeten hebben voor de voordelen van het design system, maar ook voor de noodzaak van langdurige financiering ervan als afzonderlijke afdeling/team.
2. Vrijwillige of verplichte adoptie
Design systems werken het best als ze breed worden geïmplementeerd. Verplichte of vrijwillige adoptie hebben elk hun eigen voor- en nadelen. In Denemarken zijn externe toeleveranciers bijvoorbeeld contractueel verplicht om conform het design system te werken. In het VK moeten toeleveranciers zich aan de toegankelijkheidsrichtlijnen houden. In Argentinië heeft men iets dergelijks geprobeerd, maar er niet op gehandhaafd (met alle gevolgen van dien).
Leerpunt
Voor het team dat de roll-out verzorgt is het belangrijk om in elk geval met een deel van de gebruikersgroepen goede banden te hebben, om de benodigde implementatiestrategie te kunnen plannen en coördineren. Ook is het belangrijk om vooraf na te denken over hoe het gebruik kan worden gefaciliteerd (zie ook punt 9).
3. Gebruikerstesten
Een specifieke vraag vanuit het Japanse digitale agentschap was hoe gebruikerstesten worden gebruikt en uitgevoerd in het design system te helpen ontwikkelen. Gebruikerstesten kun je op verschillende niveaus uitvoeren. Het Deense team merkte op dat het geen zin heeft om gebruikerstesten op componenten te doen buiten de context waarin ze gebruikt gaan worden. De landen gingen hier zeer verschillend mee om. Drie van de vijf ondervraagde teams maakten gebruik van gebruikerstesten in context, met voorafgaand al wel een kleinschalige test.
Leerpunt
Zorg dat er een structuur wordt opgetuigd die ervoor zorgt dat zowel de gebruikers als het systeem zelf baat hebben bij testen. De reden voor elke ontwerpbeslissing kunnen uitleggen is cruciaal voor een goed werkend en solide design system. Dus is het belangrijk om, direct of indirect, de kortste route te vinden naar feedback van gebruikers.
4. Rollen veranderen naarmate het design system volwassener wordt
Het Japanse team bestaat momenteel uit 2 à 3 mensen en wil graag weten wat voor medewerkers ze moeten aantrekken voor de daadwerkelijke ontwikkeling van het design system. Het is duidelijk dat de behoeften van het team in de loop van de tijd veranderen. In het begin zijn er maar een paar mensen nodig om samen het design system op te bouwen. Na de lancering kan de inbreng van de community hen bijstaan. Het Britse GDS-team besteedt nu de meeste tijd en middelen aan ondersteuning van de gebruikers en veel minder aan ontwikkeling van bouwstenen en diensten voor het design system. Voor het design system team van de BBC geldt hetzelfde, maar zij zijn ook druk bezig om het gebruik van het design system te promoten. De BBC heeft veel baat gehad bij het aantrekken van een community manager in 2021 die deze communicatieve aspecten van het werk overnam.
Leerpunt
Wanneer je nieuwe medewerkers aantrekt, is het belangrijk dat je weet wat de toekomstige behoeften van het team zijn en dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Om teleurstellingen bij teamleden te voorkomen, is het ook van belang dat elk teamlid weet hoe het design system zich waarschijnlijk zal ontwikkelen en wat dat van hem of haar zal vragen. Onderzoek daarom de huidige en toekomstige rollen binnen het team op basis van mijlpalen en de behoeften van de gebruikers-community.
5. Inzet van externe partijen
Alleen Denemarken heeft voor het design system van meet af aan met externe partijen samengewerkt. Het VK en Argentinië hebben gekozen voor partijen binnen de overheid. Voor het NLDS werken we ook steeds meer samen met leveranciers van gemeenten en andere overheidspartijen.
Doordat diverse Deense externe ontwikkelaars dienstverlenende organisaties helpen om aan de hand van het design system diensten online te zetten, hebben ze er al veel praktische ervaring mee en spelen ze een belangrijke rol bij de uitbreiding van de adoptie van het design system en de vorming van community’s.
Leerpunt
Wees je bewust van wie op welke manier te maken heeft met het design system en sta open voor hun input. Door op een open manier met deze externe partijen om te gaan, wek je vertrouwen en maak je hen enthousiast voor het design system.
6. Ontwikkelen als UX of UI?
Een fundamentele vraag is of je je design system consistent opzet als UX of als UI. Dus richt je de focus op de gebruikerservaring of op eenduidigheid van de gehele interface? Bij Denemarken en Nederland ligt de focus op UX (denk maar aan onze design tokens), terwijl het VK en Argentinië vooral werken met UI. In het VK is de look-and-feel voor alle overheidsdiensten eenduidig. Deze keuze hangt deels af van hoe de overheid is ingericht. Kun je diensten ‘dwingen’ of is het design system vrijwillig?
Leerpunt
De ervaring leert dat er in een later stadium onnodig conflicten kunnen optreden als dit punt niet vanaf het begin af aan voor iedereen duidelijk is. Denk daarom na over de politieke en technologische bereidheid om te bepalen hoe het team verder gaat.
7. Maak gebruik van sterke voorbeelden
Als je in het begin mensen enthousiast probeert te maken voor het gebruik van een design system, is een sterk voorbeeld de enige manier om je design system echt te laten zien en begrip te creëren. Het Deense team presenteerde het design system niet meteen als zodanig. Het paste de diensten van twee overheidsorganisaties aan, die voor IT en onderwijs en die voor pensioenen, om aan te laten tonen hoe het eruit zou zien als er een design system was. Deze voorbeelden creëerden het nodige rumoer en legden de basis voor de community. Veel respondenten gaven aan dat het opzetten van een community rond het design system een belangrijke succesfactor is om het op te schalen. Daarbij is het zaak om te voldoen aan de verwachtingen en behoeften van de gebruikers.
Leerpunt
Een belangrijk leerpunt is dat het belangrijk is om in de context van het design system het wie, hoe en waar van de community goed te doordenken en te rechtvaardigen en een community manager aan te stellen. Actiepunt is om in kaart te brengen welke organisaties, leveranciers en beleidsbeslissers betrokken zijn bij de implementatie van het design system.
8. Community’s in kaart brengen
In het verlengde van het vorige punt heeft het onderzoek duidelijk gemaakt dat er rondom een bepaald design system verschillende vormen van community’s kunnen bestaan – vooral bij de overheid.
De respondenten noemden in dit verband:
- Praktijk-community: een specialismen overstijgend netwerk binnen de overheid;
- Belangen-community: deelname aan internationale fora om buiten de eigen context te kijken;
- Gebruikers-community: duidelijke betrokkenheid van mensen die het design system daadwerkelijk gebruiken of ermee te maken hebben;
- Eindgebruikers-community: burgerpanels die direct of indirect betrokken kunnen worden als uiteindelijke doel om als overheid gebruikersgericht te opereren.
Leerpunt
Een belangrijk leerpunt is dat het in kaart brengen van belangen-community’s op basis van de behoeften van de huidige context een praktische manier lijkt te zijn om die mensen te betrekken die het meest kunnen bijdragen aan het succes van het design system.
9. Plan hoe je het gebruik kunt faciliteren
In de loop van het onderzoek is duidelijk geworden dat een knelpunt bij design systems niet is hoe ze eruitzien of hoe ze zijn ontwikkeld, maar eerder de interactie is tussen de mensen en het systeem. Het design system zal alleen worden gebruikt als het gebruiksvriendelijk genoeg is. Een idee van Uber-tegenhanger Lyft is bijvoorbeeld om beslisbomen in het systeem op te nemen die gebruikers van het systeem helpen bij het kiezen van de beste componenten.
Leerpunt
Het design system zal in tal van verschillende contexten worden gebruikt. Zaak is om issues voor te blijven en de best mogelijke ondersteuning te bieden. Een leerpunt is daarom dat het belangrijk is om intern duidelijk te krijgen hoe issues worden opgepakt.
10. Roadmap en transparantie
Het design system is afhankelijk van gezag dat gestoeld is op vertrouwen. Dit kan worden bevorderd door middel van transparant werken, door duidelijkheid over wat de toekomst kan brengen, ook richting beleidsbeslissers en door het planningsproces van de gebruikers-community te steunen.
Leerpunt
Actiepunt/advies is om een blog te onderhouden, een roadmap te publiceren en gerichte bijeenkomsten te organiseren. Zo onderhoudt het Deense team een roadmap en deelt het op congressen recente ontwikkelingen met de community. Het Britse team doet dat ook en worden daarnaast artikelen over concrete vraagstukken gepubliceerd.
We delen later de presentatie van Esben.
